仕事では頼まれ事や書類の提出期限を、プレイベートでは飲み会や子供の誕生日、結婚記念日を忘れてたぁってことありませんか。
忘れても影響が小さければよいのですが、中には取り返しのつかないことも沢山あるので、出来る限りこのようなミスは減らしたいものです。
今回は、その「忘れる」を防止できる手帳術を紹介します。
具体的には・・
一つの手帳で、仕事の予定、プライベートの予定、To Doリストを全て管理する。
手書きの手帳よりもスマートフォンの時代じゃない?
そんな疑問にもお答えします。
ポイントは、ほんの少しの工夫と、何かあれば、手帳に書くことができれば、誰でもできます。
この記事を最後まで、見ていただけたら、少しの工夫で、信頼できるビジネスパーソンになれますので、ぜひ見ていただけたらと思います。
仕事で「忘れる」とは
仕事で「忘れる」ときって、どんな時でしょうか。
- 忙しいとき
- 頼まれごとが重なったとき
- 時間が経ったとき
- メモをとらなかったとき
- メモをとっても見なかったとき
主にこんなところでしょうか。
人の記憶というのは、新しいことを覚えたり、嫌なことを常に覚えていると都合が悪いので、忘れるようになっています。
忘れることが前提になっていますので、いかにして、忘れないようにしようとしても無理があります。
そのため、忘れても問題ないようにするには、良いタイミングでメモを見ていれば、思い出して、忘れないように行動できたのではないでしょうか。
「忘れる」を防止するには
それでは、良いタイミングでメモを見るためにはどうするか?
- 思い出さないといけないタイミングに、スマートフォン等にお知らせしてもらう
- 常に見る、手帳、スマートフォンのアプリ(スケジュール帳)にメモをする
こんなところだと思いますが、①は忘れてはいけない予定に対して、実際は数時間前、あるいは何日か前から行動することが多いため、何回もお知らせをもらう必要があります。
【例】12月8日(火)書類提出期限
一方、②であれば、忘れてはいけない予定に対して、行動しなけらばならない数日前のToDoリストに、その旨を記載しておけばよいのです。そして、そのToDoリストは、同じ手帳に書く事で、一つの手帳だけを見ればよいということになり、少ない手間での確認が可能となります。
やり方は、手帳でもスマートフォンのアプリでも、問題ありませんが、個人的には手帳をおすすめします。
理由としては、スマートフォンだと、スケジュール帳とToDoリストの行き来に何回かクリックが必要で、その動作は意識しないとやらないことから、忘れる可能性が発生します。
一方、手帳では、その日の予定とToDoリストを同じページに記載しておけば、その日の予定を確認すれば、自然とToDoリストが目に入り、ToDoリストの忘れ防止に繋がるという訳です。
「忘れる」を防止する手帳術
それでは、「忘れる」を防止する手帳術の具体策ですが、
僕が使っている手帳は、こちらです。(手帳は、お好みの手帳で大丈夫です。)
サイズは、手帳判(156×91mm)のため、小さなカバンでも持ち運び便利です。
もし、手帳の後ろの白紙ページをノート代わりにしたいとか、予定やTo Doリストを沢山書きたいという方は、B6サイズなど大きめのサイズを使用してもよいと思います。
月間予定の記載方法
![](https://hikotablog.com/wp-content/uploads/2020/08/538FC3B3-71C0-4E6B-A693-F506EF892056_1_105_c-300x260.jpeg)
記載方法は、写真のとおりです。
ポイントは、「ルールを決める」です。
僕は、月間の予定表には、仕事の期限(自分の期限:赤字、部下の期限:黒字)とプライベート(青字)のことしか書きません。
そして、日々の会議等の予定は、すべて日々の予定のページに記載しています。
理由としては、日々の会議の予定も月間の予定に書くと、どっちかに書いて、どっちかに書き忘れると、どっちが正しいんだと調べるのに時間を無駄にするためです。
日々の予定の記載方法
![](https://hikotablog.com/wp-content/uploads/2020/08/C3F3CDDF-5338-4185-84ED-71D6AD0FB6CB_1_105_c-300x252.jpeg)
日々の予定には、会議の時間や、プライベートの時間など具体的な時間を記載します。そして、空いている右側には、その日のToDoリストを記載します。
忘れ防止を徹底的に防ぐには、このToDoリストに忘れそうな小さなことや、数日先の期限に対する今日やることまで詳細に書いて、1日に何回も手帳を見直すことです。そして、実施できたら、斜線を引いて消していくことです。
実際に書き出すことで、頭が整理され、忙しいことが見える化されると、人は、「何か忙しいと思ってたけど、大したことなかった」と思えます。そして、実施したことを一つひとつ消していく事で自信にもつながります。
仕事で「忘れる」を防止できる!手帳術のまとめ
今回は、「忘れる」を防止できる手帳術を紹介しました。
- 手帳には、記載ルールを明確にしておく
- 忘れるを防止するためには、些細なことでもToDoリストにメモをとる
- 手帳を1日に何回もみる
僕の手帳の書き方を紹介しましたが、ルールさえ決めれば、自分のオリジナルで問題ありませんので、是非工夫して、仕事ができる人になっていただければと思います。